الإيميل الصعب مش صعب عشان الكتابة. صعب عشان قلقان من الرد، ومش عارف تبدأ منين، ومش عايز تبان ضعيف ولا تزعّل حد. الطلب ده بيشيل عنك الحمل ده: انت تحكي بكلامك العادي، حتى لو متضايق، وهو يرتّب ويديك نسختين تختار منهم.
قبل ما تبدأ
- حساب على claude.ai أو chatgpt.com (المجاني كفاية).
- 3 حاجات في دماغك: إيه اللي حصل، عايز إيه في الآخر، والشخص ده مين بالنسبالك.
- لو بترد على إيميل جالك، انسخه عشان تلصقه.
نصيحةالإيميل هيتبعت باسمك انت. Claude بيكتب مسودة، وانت صاحب القرار: اقراه كله قبل ما تبعت، وغيّر أي كلمة مش شبهك.
الطلب الأساسي
عايزك تكتبلي إيميل. هحكيلك الموقف بكلامي العادي، حتى لو متضايق: [احكي اللي حصل بالتفصيل] - الإيميل رايح لـ: [مين؟ مديري / خدمة عملاء شركة / دكتور في الكلية / عميل] - علاقتي بيه: [رسمية / كويسة / متوترة شوية] - عايز في الآخر: [النتيجة اللي عايزها بالظبط: موافقة / رد / فلوسي ترجع / معاد] - لغة الإيميل: [عربي بسيط / إنجليزي] اكتبلي نسختين: 1) لطيفة: مؤدبة ودافية، بتحافظ على العلاقة. 2) حاسمة: مؤدبة برضو، بس واضحة ومباشرة، وفيها طلب محدد ومعاد. في النسختين: - سطر موضوع (Subject) قصير وواضح. - أول سطرين يقولوا أنا عايز إيه، من غير لف ودوران. - من غير اعتذار زيادة، ومن غير تهديد، ومن غير كلام يبيّنّي ضعيف. - 150 كلمة بالكتير. - متخترعش أي حقيقة أو تاريخ أو رقم أو وعد أنا مقلتهوش. لو محتاج معلومة ناقصة، حط [هنا] أو اسألني. وبعد النسختين: قولّي في 3 نقط الإيميل ده ممكن يتفهم غلط في إيه، وإزاي أصلّح ده.
ليه شغال؟النسختين بيدّوك اختيار بدل ما تعدّل في نسخة واحدة، وسؤال «ممكن يتفهم غلط في إيه؟» بيخليك تشوف الإيميل بعين اللي هيستلمه.
هتشوفهتاخد نسختين، كل واحدة بسطر موضوع، وتحتهم 3 نقط عن الحاجات اللي ممكن تتفهم غلط. اختار الأقرب ليك، وعدّل كلمة أو اتنين بإيدك.
6 مواقف جاهزة
كل موقف هنا طلب كامل لوحده. املا الـ [ ] وابعته على طول.
اكتبلي إيميل لمديري [اسمه] أطلب فيه إجازة من [تاريخ] لـ [تاريخ]، يعني [عدد] أيام. السبب: [اكتبه، أو اكتب «ظروف شخصية» لو مش عايز تقول]. الشغل اللي في إيدي: [إيه اللي هيخلص قبلها، ومين هيتابع وأنا مش موجود]. عايزه مؤدب ومباشر، يبيّن إن شغلي مترتب، ومن غير اعتذار زيادة. نسختين (لطيفة / حاسمة) + سطر موضوع.
ليه شغال؟لما توضّح مين هيتابع الشغل، المدير بيلاقي إجابة أول سؤال في دماغه قبل ما يسأله.
اكتبلي شكوى لخدمة عملاء [اسم الشركة أو المتجر]. اللي حصل: [المنتج أو الخدمة، اشتريته إمتى، والمشكلة إيه بالظبط]. اللي عملته لحد دلوقتي: [كلّمتهم؟ إمتى؟ قالولك إيه؟ رقم الطلب أو الشكوى لو موجود]. عايز: [استرجاع الفلوس / تبديل / تصليح / رد مكتوب] في خلال [مدة]. الإيميل: الحقايق بالترتيب في نقط بالتواريخ، وطلب واحد واضح في الآخر، ونبرة هادية وحازمة من غير شتيمة ولا تهديد. نسختين (لطيفة / حاسمة) + سطر موضوع فيه رقم الطلب.
ليه شغال؟الحقايق بالتواريخ ورقم الطلب بيخلّوا الموظف يفهم مشكلتك من أول قراية، من غير ما يرجعلك يسأل.
اكتبلي إيميل لـ [د. اسم الدكتور] اللي بيدرّسني [المادة]. أنا [اسمي]، [الفرقة]، [السكشن أو رقم الجلوس لو مطلوب]. عايز: [أسأل عن درجة / أطلب معاد / أعتذر عن غياب / أسأل عن حاجة في المحاضرة]. التفاصيل: [..] الإيميل يبقى رسمي ومحترم، قصير (أقل من 120 كلمة)، فيه تحية مناسبة لدكتور جامعة، وطلب واحد واضح. نسخة بالعربي ونسخة بالإنجليزي، + سطر موضوع فيه اسم المادة.
ليه شغال؟الدكاترة بيجيلهم إيميلات كتير. اسم المادة في الموضوع وطلب واحد واضح بيسهّلوا عليهم الرد.
عايز أطلب زيادة في مرتبي من [مديري / HR]، بهدوء ومن غير ما أبان بهدد. بقالي في الشركة: [المدة]. آخر زيادة: [إمتى]. اللي عملته الفترة اللي فاتت (حاجات حقيقية بس): [مسؤوليات زادت، شغل خلص، نتايج]. الرقم اللي في دماغي: [الرقم، أو «مش متأكد»]. اكتبلي إيميل قصير يطلب اجتماع نتكلم فيه عن مرتبي، ويذكر أهم إنجازين بس. متحطش الرقم في الإيميل، الرقم هقوله في الاجتماع. وبعد الإيميل: اكتبلي 3 جمل أقولها في الاجتماع، ورد هادي لو قالولي «مش دلوقتي».
ليه شغال؟الإيميل هنا هدفه يفتح باب الكلام، مش يقفل الموضوع. والجمل الجاهزة بتخليك هادي ومرتب وانت قاعد قدامهم.
اكتبلي إيميل اعتذار لـ [عميل / مديري / زميل] عن تأخير في [الشغلانة]. كان المفروض أسلّم: [إمتى]. السبب الحقيقي باختصار: [..]. اللي خلص لحد دلوقتي: [..]. المعاد الجديد اللي أقدر ألتزم بيه فعلًا: [..]. الإيميل: اعتذار واحد واضح في الأول (مش 5 مرات)، من غير تبريرات طويلة، وبعدين اللي خلص والمعاد الجديد، وحاجة واحدة هعملها عشان ده ميتكررش. متوعدش بأي حاجة أنا مقلتهاش. نسختين (لطيفة / حاسمة) + سطر موضوع.
ليه شغال؟اعتذار واحد ومعاه خطة ومعاد واضح بيطمّن اللي قدامك أكتر من 5 اعتذارات من غير معاد.
بعتّ إيميل لـ [مين] يوم [التاريخ] عن [الموضوع]، ومردّش لحد دلوقتي. ده الإيميل الأولاني: [الصقه] اكتبلي إيميل متابعة (follow-up) قصير جدًا، 3–4 سطور: يفكّره بالموضوع من غير ما يحسّسه إنه مقصّر، ويسهّل عليه الرد (سؤال يترد عليه بكلمة، أو اختيارين). ونسخة تانية أبعتها لو مردّش بعد [أسبوع]: أقصر وأوضح، وفيها آخر معاد.
ليه شغال؟السؤال اللي يترد عليه بكلمة بيخلّي الرد سهل، والإيميل القصير بيتقرا للآخر.
نفس الفكرة لرسالة واتساب
مش كل حاجة محتاجة إيميل. ساعات الموقف الصعب رسالة واتساب: لصاحب الشقة، لمدرّس ابنك، لعميل اتأخر في الدفع.
اكتبلي رسالة واتساب لـ [مين] عن [الموقف بكلامي]. عايز: [النتيجة]. الرسالة: بالمصري، من 3 لـ 5 سطور، مؤدبة ومباشرة، من غير رسمية زيادة، وإيموجي واحد بالكتير. نسختين (لطيفة / حاسمة)، وقولّي أنهي واحدة أنسب للموقف ده وليه.
ليه شغال؟الواتساب قريب من الكلام، فالرسمية الزيادة فيه بتبان غريبة. وتحديد عدد السطور بيمنعه يكتبلك جواب طويل.
شيماء من مدينة نصر (مثال). طلبت خلاط من متجر أونلاين، وصل مكسور، وكلّمت خدمة العملاء مرتين من غير نتيجة. كتبت في الطلب الأساسي: الموقف: «طلبت خلاط يوم 2 أكتوبر، رقم الطلب [رقم الطلب]. وصل يوم 5 وإيده مكسورة. كلّمتهم يوم 5 ويوم 7، قالوا هنكلّمك ومحدش كلّمني. أنا متضايقة جدًا.» رايح لـ: خدمة عملاء المتجر · العلاقة: رسمية · عايزة: تبديل أو فلوسي ترجع في خلال أسبوع · اللغة: عربي.
النسخة الحاسمة (مختصرة): الموضوع: طلب رقم [رقم الطلب]: المنتج وصل مكسور، وطلب تبديل أو استرجاع السلام عليكم، أطلب تبديل الخلاط أو استرجاع المبلغ كاملًا في خلال 7 أيام من تاريخ الرسالة دي. - 2 أكتوبر: طلبت المنتج (رقم الطلب [رقم الطلب]). - 5 أكتوبر: وصل وإيده مكسورة. [لو عندك صورة، أرفقها هنا] - 5 و7 أكتوبر: تواصلت مع خدمة العملاء بالتليفون، واتقالي إنه هيتم التواصل معايا، ومحدش تواصل. برجاء الرد بالخطوة الجاية ومعادها. شكرًا، شيماء ممكن يتفهم غلط في إيه؟ - «في خلال 7 أيام» ممكن تتفهم إنها تهديد. لو عايزة نبرة أهدى، خدي النسخة اللطيفة. - مفيش اسم الموظف اللي كلّمتيه. لو فاكراه زوّديه، ده بيسهّل المتابعة. - اتأكدي إنك فعلًا رفعتي الصورة قبل ما تبعتي.
لو حاجة مش مظبوطة
لو حاجة مش مظبوطة
الإيميل طويل
قوله: «اختصره للنص، وخلّي الطلب في أول سطرين».
النبرة رسمية زيادة وشكلها روبوت
ابعتله إيميل قديم كتبته انت وقوله: «اكتب بالأسلوب ده، بجمل أقصر وكلام عادي».
حط حاجة أنا مقلتهاش
امسحها، وقوله: «متزوّدش أي معلومة مش في كلامي».
مش عارف أختار بين النسختين
قوله: «لو انت مكاني، والأهم عندي [العلاقة / النتيجة]، تختار أنهي؟ وليه؟».
الإيميل بالإنجليزي ومش متأكد إنه بيقول اللي أنا عايزه
قوله: «اشرحلي النسخة دي بالمصري سطر سطر»، وبعدها ابعت وانت مطمّن.
نصيحةClaude مش محتاج أرقام تليفونات أو عناوين أو بيانات شخصية لناس تانيين عشان يكتب الإيميل. اكتب مكانها [الاسم] و[الرقم]، وزوّدها بإيدك قبل ما تبعت.
كلمات هتقابلك
- Subject (الموضوع)
- سطر العنوان اللي بيظهر قبل ما حد يفتح الإيميل.
- Follow-up (متابعة)
- إيميل تاني قصير تفكّر بيه حد مردّش.
- النبرة (Tone)
- إحساس الكلام: لطيف، رسمي، حاسم.
لو عندك نوع إيميلات بيتكرر (ردود على العملاء مثلًا)، اعمل Project اسمه «الإيميلات»، وحط الطلب الأساسي في تعليماته، وارفع إيميلين كتبتهم انت كمثال لأسلوبك. بعد كده كل إيميل جديد هيبقى سطرين منك بس.